册封使团的组成
当朝廷接到琉球正式请封的表章后，皇帝即谕命礼部、内阁、翰林院和都察院从本部各选几名“学问优长、仪度修伟”的满汉官员作为册封使的候选人。据一位册封使的日记记载，1800年有14名官员获得提名，其中包括4名“内阁中书”、3名“翰林院编修”、4名“都察院给事中”和4名（原书有误，李鼎元书中为3名——译者注）“礼部主事”。提名工作结束后，礼部带领候选人觐见皇帝，由皇帝指定一名正使和一名副使。[11]
挑选使节的一个重要标准似乎是候选人的学术造诣。[12]清代奉派前往琉球的16位正使和副使中，有13位是进士（其中两位是状元，一位是探花）。[13]正使一般由翰林院编修出任，副使有时出自翰林院，有时出自内阁。这些官员的级别是六品或七品，但在出使期间，他们拥有正一品职衔，身穿原本只有提督才能穿的正一品麟蟒服。工部负责为皇帝的代表提供服装和其他必需品，如持节、黄盖和龙旗等。内阁为使节准备公文：册封诏书、吊唁逝世国王的御制悼词、在福州妈祖庙宣读并焚烧的祈求保护旅途平安的御制祷告文。使节带往琉球的礼物包括赠送国王的30匹绸缎和赠送王后的20匹绸缎。这些礼物由内务府提供。有时候，使团携带着刻有皇帝亲笔题词的匾额，国王将把它挂在王宫的御书楼。[14]
一品头衔和提督才能穿的朝服表明朝廷意在提升使节的地位。不过，在财务方面使团得不到特殊的安排。使节没有经费提供给使团成员。在前往福州的旅途中，兵部下文通知地方政府为使节及随行人员提供食宿、运输，以及各种物资。使团到达琉球后，由琉球政府负责接待。显然，赴琉球的册封使受到的接待与派往中国各省的钦差大臣受到的接待是相同的。[15]
使节们肯定遇到过财务方面的困难。1682年的一位册封使请求预支他和副使两年的薪俸，以便他们能有钱花用。[16]这项请求得到允准后，变成了一个惯例，但旅费还是不足。1800年奉派出使的两位使节前去拜会担任礼部尚书的大学士纪昀，向他求问与册封使团相关的规则和先例。两位使节在谈话中暗示他们担心经费不足。纪昀告诉他们，以往当某个翰林被委任为册封使后，他在翰林院的同僚和在京城的同年通常会送数千两银子给他作盘缠。但是，由于“世情日薄”，送银子的事已不再有。纪昀对他们说：“国体攸关，不得以缊袍不耻为高也。”[17]纪昀是在告诉两位使节，尽管经费困窘，也要把差事办好。他的话既反映了使节的经济难题，又体现了朝廷对名声的重视。1800年的正使是个安徽人，他匆忙返回老家做准备工作，副使是个四川人，没有时间回去准备。
一切准备就绪后，两位使节要去觐见皇帝，皇帝谕命他们谨慎行事，勿惊扰琉球百姓。之后，他们离开北京，前往福州。作为钦差大臣，他们在途中会见各地官员，包括总督、巡抚，他们前来躬请皇帝圣安，并向使节携带的盛放皇帝诏谕的“龙亭”（饰有龙图案的小亭）和其他象征皇权的物件叩首。
使节们在福州组建使团，在夏季利用东南季风乘船前往琉球。使团成员的数量只做了部分的规定。正使的跟役为20人，副使的跟役为15人。使节们可带两名医生和几名私人秘书。私人秘书被称为“从客”。在多数情况下，从客是使节的文友，他们的地位很像地方官的师爷，但不完全相同。有一次，一个和尚充当了这个角色。[18]他们的数量没有具体规定，每位使节带3个或4个。
这40多个从客和仆人都与使节有直接的关系，随同使节从北京前往福州。他们约占使团总人数的1/10。在福州，福建地方当局会给使节调派另外一些人员。有两名指挥官统率的一支约200人的军队随使团出发，保护两艘册封船免遭海盗的袭击。当然，两艘船也需要一定数量的船员。此外还有一大批随员，包括跟役、门子、裁缝、厨子、待诏（理发师）、轿伞夫、锣手、吹鼓手和各种各样的仆人。[19]船员和随从的数量从未做过具体规定。由于使团一般由500人组成[20]，这两种人显然占了大约一半数量。
尽管地位低下，这些人也是一个重要的群体，因为他们中的许多人是趁此机会去琉球从事私人贸易的福州商人。福建政府为每个册封使团招募“习海事、知琉情”的人充当船员和随从。[21]福州居住着一些与琉球人做生意已经数百年（开始于明朝初年）的家族。这些人往往应聘为使团成员。这种做法肯定始于明朝初年，因为在1534年的一本出使日记（目前留存于世的最早的一部日记）中，册封使抱怨说他的大多数船员都是商人，没有任何航海知识。[22]招募人员的程序和每个使团中的商人数量我们不得而知。
