首里的准备工作
册封使团通常在琉球停留5个月，然后在东北季风中扬帆返回福州。在这么长的时间里为500人提供给养，使琉球的国库不堪重负。看看供应的物资清单，我们就对这种负担有了一个印象。两位使节的日常用品如下：大米1斗、面粉4斤、猪肉5斤、羊羔肉3斤、鸡2只、鸡蛋10个、鲜鱼4斤、干鱼4斤、鲟鱼2条、西瓜2只、蔬菜11斤，还有混合调料。此外，国王每5天派代表向使节问安，他们每次来都带着礼物，包括猪1只、羊1只、鸡2只，以及鱼、水果、葡萄酒和其他食品。[31]两名军官的
朝贡使节在北京的食品供应情况在清代史料中亦有详细记载，为琉球正、副使供应的主要食品如下：羊1只、猪肉3斤、牛奶1罐、鹅2只、鱼1条、酒6瓶、苹果和梨共50枚、花红75枚、葡萄和枣各5斤。参阅《钦定大清会典事例》卷520，第12b页。日常用品大体相同，只是数量少一些。使团其他成员的供应分为三等。即使地位最低的成员，首里政府也得供应大米3升、猪肉1斤、干鱼1斤、酒1杯。此外，首里政府还要为准备回国的500人提供够15天用的各类物资。在长达150天的时间里，琉球提供的这些日常用品的数量非常之大。因此，像琉球这样的穷国需要数年时间来积累食品，就不足为怪了。供应的标准是琉球确定的，这些标准在有清一代一直得到遵行。
除供应食品外，首里政府还得在那霸和首里附近地区修桥铺路、疏浚河川和运河，并把专门为中国使团修建的大宅院修葺一新、布置整齐。这所大宅院就是天使馆，它坐落于那霸，是按中国建筑风格建造的。它与衙门颇为相似，规模仅次于皇宫，是琉球最雄伟壮观的建筑，其四周都是石墙，正门朝南。用篱笆隔开的前庭有一道仪门，还有门卫室，一个高高的旗杆上悬挂着册封使团的旗帜。仪门里边有若干道门，通往第二个庭院，然后通向主庭院，院子里有四个宫廷风格的大殿和供随从及仆人居住的厢房。据记载，主建筑气势恢宏，结构精雅，墙上悬挂着精心保存下来的牌匾，上面镌刻着历任使节的烫金书法作品。树木和花园增添了主庭院的景致，这肯定是设计独特的最引人入胜的部分。附近的一所宅院也是供册封使团居住的，从早年到明末清初一直在使用它，直到17世纪末新的天使馆建成为止。[32]
在使团逗留琉球期间，琉球政府在天使馆附近的一所房屋里设立一个委员会，专门负责与使团有关的事务。该委员会共有七个部门，分别负责房屋维护、物资供应、文牍、宴会、使团成员的贸易等事务。每个部门都由一名官员掌管，配备3名助手和20名差役。有一位琉球官员和20名助手经常在天使馆值班。
负责贸易的部门叫评价方，它负责收购使团成员带来的进口商品，并供应使团返国时携带的出口商品。当进口商品多于出口商品时，琉球政府就得设法获得白银来收购中国商品。这是琉球政府在准备接待册封使团时面临的重大问题之一。
册封典礼的花费，包括接待使团的费用和贸易准备金，共计3200贯（320000两）银子。[33]其中一部分是萨摩藩提供的贷款。[34]一般情况下，琉球政府不得不预征税银以弥补册封费用之不足。此外，琉球官民也向政府捐献钱粮用于册封事务。国王赏赐给这些捐献者荣誉称号或土地。[35]
除了这些安排外，首里政府还得执行另外一项重大任务——对中国册封使及其随员隐瞒萨摩藩与琉球之间的关系。为维持中琉朝贡关系不受影响，从而垄断中琉贸易，萨摩藩要求琉球保守它依赖萨摩藩的秘密。
在册封使团抵达之前，琉球会接到萨摩藩的一道政令：“如果册封船在港口时恰有萨摩藩船只抵达，琉球当局应向中国人隐瞒日本朝代名和船上之日本人姓名，隐藏日本书籍和其他可能意外引起中国人注意之任何物品。你们不得吟唱日本歌曲或使用日语。如果中国人对你们讲日语，你们应假装听不懂。你们还应避免使用日本习俗。”[36]
琉球政府张贴告示把这些限制和严厉的处罚办法公告全国。有时候，告示讲得很细致。1866年的告示要求那霸周围的所有男子在使团逗留期间都穿长裤。伊波普猷指出，政府发布此项命令是因为担心中国使节到郊区游览时看见琉球农民身穿日本式的“裈”（裤子），从而发现琉球与日本之间的特殊关系。[37]
在册封使团抵达之前，萨摩藩常驻琉球的代表及其下属都从那霸撤离，隐藏到浦添区的城间村，该村在那霸和首里以北，距离不远。那霸港的日本船只都驶往运天港，以避免让中国人看见。那些来不及驶离的船只则被焚毁。萨摩藩的官员虽然藏身于幕后，但他们却掌控着前台的演出。册封期间，萨摩藩政府会专门派遣一名官员（称为“冠船奉行”），密切关注每一项活动。[38]所有这些安排都被后来的冲绳历史学家东恩纳宽惇称为“孩童的把戏”和“悲喜剧”，但他也提醒我们，这些都是非常严肃的事情，需要当时的有关人员极其谨慎地加以处理。[39]
